社員の働きぶりやパフォーマンス、そして成長を適切かつ公平に評価する人事評価制度。その「評価のものさし」となるのが「人事評価基準」です。適切な評価、そして評価制度そのものを効果的なものにするためにも、人事評価基準の決定は極めて重要です。本記事では、人事評価基準の作り方を解説すると共に、評価表(シート)の項目例を具体的に紹介します。
立命館大学経済学部卒業。早稲田大学ビジネススクールでMBAを取得。在学中に、「組織学習」や「個人の知の獲得プロセス」に関する研究を経て、リアルワン株式会社を設立。企業や組織が実施する各種サーベイ（従業員満足度調査・360度評価・エンゲージメントサーベイ等）をサポートする専門家として活動。現在は累計利用者数が100万人を超え、多くの企業や組織の成長に携わる。
人事評価基準とは
人事評価基準とは、人事評価制度において社員を評価をするために必要となる「明確な基準」のことです。人事評価基準は、「業績評価」「能力評価」「情意評価」の3つで構成されています。それぞれ詳しく解説します。
※人事評価制度については、「人事評価制度とは？目的や作り方、事例を紹介」で詳しく解説しています。ぜひ御覧ください。
業績評価
業績評価とは、設定した目標に対する達成度を評価するものです。達成できたかどうかだけではなく、達成プロセスを含めて評価基準にする場合もあります。業績評価には、設定した目標に対する達成度を評価する「業績目標達成度」、そして課題解決に対する達成度を評価する「課題目標達成度」があります。
業績評価を設定する際に重要なことは、「客観的に評価できる内容にする」ことです。目標となる指標(数値や課題)を明確に設定します。仕事に取り組む姿勢や頑張りといった項目は、後述する「情意評価」の評価内容になります。
能力評価
能力評価とは、業績評価とは別に業務遂行のために社員が保有する「能力やスキル」を評価するものです。資格や専門知識を評価する「知識評価」、交渉力や企画力、実行力や提案力などを評価する「能力評価」が主な項目です。
能力評価によって社員の能力特性を把握することができ、適材適所の人材配置が可能になります。また、明確な指標を評価する業績評価で見落とされがちな、各社員が持つ「能力やスキル」、さらに「努力や成長」にも焦点が当たり、人材育成に役立てることができます。
情意評価
情意評価とは、仕事に対する姿勢や頑張りといった「意欲」を評価するものです。「情意」とは、「感情・意志・心持ち」を表します。業績評価や能力評価と違って、社員の内面的な目に見えない部分であるため、客観的な評価が難しく評価者の主観が入りやすいという特徴があります。
「規律性・協調性・積極性・責任感」といったものから、「勤務態度・学習意欲・礼節・マナー・周囲への思いやり」などが主な項目になります。内容的には、短期的ではなく中長期的な視点に立って評価していく内容といえるでしょう。
評価基準と評価規準の違い
人事評価基準の「評価基準」と同じ読み方をする「評価規準」という言葉があります。「基準」とは、「基(もと)」にするもので、「基礎・尺度・最低水準・比較の基になる標準」のことです。これに対して「規準」とは、「ルール」であり、「規則・規範・一定の枠」のことです。「評価基準」と「評価規準」は、読み方が同じで間違われやすいのですが、意味は全く違うため注意が必要です。
評価基準の作り方
ここからは、評価基準の具体的な作り方を解説します。ポイントは次の3つです。
・職務を洗い出す
・評価項目の作成
・評価内容を数値化する
それぞれ詳しく解説します。
職務を洗い出す
最初に行うべきことは、職務を洗い出すことです。評価基準は、部署や職種によって異なります。まずは、各業務を細分化し職務を特定し洗い出します。その中から、次項で解説する評価項目につながる職務を絞り込んでいきます。企業のビジョンやパーパスを意識しながら厳選しましょう。洗い出しが終わったら、職務を明文化します。
評価項目の作成
次に、洗い出した職務の評価項目を作成します。評価項目とは、「何を評価するのか」といった部分です。「業績評価」「能力評価」「情意評価」ごとに、評価項目を作成し評価内容を決めていきます。意識すべきは、「明確な言語化」です。社員のモチベーションアップを目指し、わかりやすい言語化を心がけましょう。評価項目の具体例、評価内容の書き方については、後で詳しく紹介します。
評価内容を数値化する
最後に、評価内容を数値化します。5段階や7段階で評価し、判定するケースが一般的です。中心化を避けるために、あえて偶数段階(例えば4段階や6段階)を取り入れるケースもあります。ここではさらに、評価基準を構成する「業績評価」「能力評価」「情意評価」の評価配分も決めておきましょう。全て同じ比率にするのか、職務ごとに配分の比率を変えるのか。部署や職種の職務特性を考えながら、決定するようにしてください。
評価基準を作るポイント
それでは、評価基準を作る際のポイントを解説します。
行動に結びつける
そもそも人事評価制度とは、社員と会社が成長するためのものです。人事評価制度の導入、そして評価基準による評価が目的になってしまっては意味がありません。評価によってモチベーションがアップし、行動していくことが大切です。人事評価制度の導入、そして評価基準の評価だけで終わらず、行動に結びつけることがポイントです。
そのためには、評価結果のフィードバックや評価に対するフォローが欠かせません。適切なフィードバックを行い、社員をフォローしながら、「共に歩む」意識で、評価を行動に結びつけていきましょう。
絶対評価と相対評価を使い分ける
絶対評価と相対評価を適切に使い分けることも重要なポイントです。絶対評価とは、周囲とは比較せず個人だけをみて評価すること。これに対して相対評価とは、周囲との比較の中で評価を行うことです。絶対評価と相対評価には、それぞれメリット・デメリットがあります。
絶対評価は、社員個人の成果や能力などの直接的な評価であるため、納得感やモチベーションが高くなり、個人の成長につながりやすいメリットがあります。その反面、評価がバラつきやすいのがデメリットでしょう。対して相対評価は、比較対象があって評価しやすいこと、評価のバラつきが少ないことがメリットですが、納得感が得られにくい、個人の成長につながりにくいといったデメリットがあります。このように絶対評価と相対評価は、それぞれの特性を見極め、評価の目的に応じて使い分ける必要があります。
周知を徹底する
どれだけ素晴らしい評価基準を作っても、社員への周知の徹底なくして機能することは決してありません。社員が評価基準の内容を理解し納得して初めて効果的な運用ができるのです。社員への周知を徹底するようにしましょう。周知を徹底することは、同時に「評価される人材像=理想の社員像」を明確にすることでもあります。評価される社員像を社員が理解することで、モチベーションアップにもつながるでしょう。
人事評価表(シート)項目の具体例
ここからは、人事評価表(シート)に記載する評価項目の書き方を紹介します。各職種の職務に紐づいた評価項目と評価内容を、「業績評価」「能力評価」「情意評価」ごとに具体例をあげ紹介します。
営業職
営業職は、売上といった数値目標が重要視されるため、「業績目標達成度」「課題目標達成度」などが評価項目の中心になります。顧客との折衝で必要な「コミュニケーション能力」「交渉力」「企画力」なども重要な項目です。
業績評価
・業績目標達成度：営業目標(具体的数値)を達成できたか
・課題目標達成度：営業目標を達成するために設定した課題をクリアできたか
能力評価
・コミュニケーション：周囲と適切なコミュニケーションを取り信頼関係を構築できたか
・交渉力：商談や折衝において信頼関係を保ちながら有利な条件を引き出せたか
・企画力：市場動向を踏まえた上で顧客の課題を把握し効果的な企画を提案できたか
・実行力：自らの力で主体的に業務を遂行できたか
・正確性：業務を正確にミスなくこなすことができたか
・スケジュール管理：時間やスケジュールを管理し計画通りに業務を遂行できたか
・クレーム対応：適切なクレーム処理ができたか
情意評価
・積極性：積極的かつ主体的に業務そして能力開発に取り組めたか
・協調性：周囲とコミュニケーションとりながら円滑に業務を遂行できたか
・責任感：責任をもって顧客に対応し自社の売上に貢献できたか
・規律性：会社の窓口として自社のルールを守り行動できたか
事務職
事務職は、ミスのない「正確性」や納期に対する「スケジュール管理」、経理や人事に関する「知識」、その他「クレーム対応」や「企画力」などが主な評価項目となります。
業績評価
・業績目標達成度：事務職として設定した目標を達成できたか
・課題目標達成度：事務職として設定した目標を達成するための課題をクリアできたか
能力評価
・正確性：担当する業務をミスなく正確に処理できたか
・企画力：業務内容に関する改善案の提案ができたか
・実行力：主体的に業務に取り組み業務を効率化できたか
・専門知識：担当する業務の専門知識を習得したか
・コスト削減：コスト削減に対して主体的に取り組めたか
・スケジュール管理：事務や経理の処理また文書の発行が期限内にできたか
・クレーム対応：クレームへの対応や担当への取り次ぎが適切に行えたか
情意評価
・規律性：ルールに則った行動がとれたか
・責任感：担当する業務に対して最後まで責任をもって取り組めたか
・積極性：業務の効率化に向けて積極的な取り組みができたか
・協調性：周囲をサポートしスムーズな業務の流れを実現できたか
技術職
技術職は、専門知識や資格といった「技術力」、ミスのない正確な作業を行う「正確性」、期限内に作業を完了させる「実行力」や「スケジュール管理」などが評価項目になります。
業績評価
・業績目標達成度：技術開発や技術の向上に向けて設定した目標を達成できたか
・課題目標達成度：自社技術を向上させるために設定した課題をクリアできたか
能力評価
・技術力：自社製品やサービスを製造開発するための技術を習得できたか
・正確性：ミスなく正確な製品を作り顧客満足の高いサービスを提供できたか
・実行力：主体的に業務に取り組み新たな技術開発に取り組めたか
・企画力：顧客が満足する製品やサービスを企画し提案できたか
・安全管理：安全性を意識し事故やケガを未然に防ぐ取り組みができたか
・改善力：製品やサービスの改善を意識して業務に取り組めたか
・スケジュール管理：納期を守り製品やサービスを提供できたか
情意評価
・積極性：積極的に業務をこなし製品やサービスの提供に取り組めたか
・規律性：ルールを守り周囲とコミュニケーションをとりながら業務に取り組めたか
・責任感：責任を持って業務に取り組み自社製品やサービスを市場に提供できたか
・協調性：適切なコミュニケーションをとり周囲をサポートしながら業務を行えたか
管理職
管理職は、チームをまとめる「リーダーシップ」、部下を育てる「指導力」や「育成力」、プロジェクトの進捗を管理する「スケジュール管理」、「経営方針の理解や促進」も重要な評価項目です。
業績評価
・業績目標達成度：個人そしてチームとして設定した目標を達成できたか
・課題目標達成度：個人そしてチームとして目標を達成するための課題をクリアできたか
能力評価
・リーダーシップ：チームをまとめ業務に取り組む姿勢をリードできたか
・実行力：自分の力でチームをまとめ業務を遂行することができたか
・指導力：部下を適切に指導することができたか
・育成力：部下の育成をサポートし機会を与え成長を促したか
・コミュニケーション：顧客やメンバーとコミュニケーションをとり信頼関係を構築できたか
・スケジュール管理：プロジェクトの進捗状況を適切に管理し設定した納期を守れたか
・経営方針の理解や促進：経営方針を自ら理解し周囲に対して理解を促すことができたか
情意評価
・責任感：責任ある態度でチームをまとめ仕事に対する意識づけができたか
・積極性：設定した目標に向かってチームを引っ張り業務を遂行できたか
・規律性：管理者としてルールを守りチームの手本となれたか
・協調性：適切なコミュニケーションをとり周囲のサポートを行ったか
人事評価基準で社員のキャリア形成を促す
人事評価基準は社員を評価する基準ではありますが、決して上から目線で評価するためのものではありません。社員に、評価基準の内容を十分に理解してもらい、納得感を持って取り組んでもらう。評価結果については、適切なフィードバックを行い、評価に対するフォローを忘れない。この「より添う姿勢」が、社員との信頼関係につながり仕事に対するモチベーションを高めるのです。
人事評価基準をもとに定期的な評価を行うことで、社員の強みや弱み、能力特性を把握することができます。社員のどこを伸ばし、どこを補うのか。客観的な視点に立って判断し、適切なサポートを行うことが社員のキャリア形成を促すのです。そしてそれぞれの社員が、より能力を発揮できるように適材適所の人材配置を行う。その取り組みが、社員の会社に対する満足度やエンゲージメントを高め、結果として企業の業績をアップさせるのです。
人事評価基準の導入と共に、従業員満足度調査やエンゲージメント調査を導入すれば、人事評価基準が機能することで高まる社員の満足度、そしてエンゲージメントのレベルを客観的なデータによって把握できます。信頼性の高い「従業員満足度調査」や「エンゲージメント調査」で組織の状況を把握したい企業様を、リアルワン株式会社は科学的根拠に基づいたサーベイでサポートしています。ぜひご活用ください。
